Excel-Vorlage für gemeinsame Ausgaben

Was in der Vorlage für gemeinsame Ausgaben steckt

Zwei Tabellenblätter, nichts Verstecktes. Du tippst nur in die weißen Zellen: Namen, Datum, Beschreibung, Betrag und eine 1 für jede Person, die eine Zeile mitträgt.

• Ausgaben. Eine Zeile pro Ausgabe: Datum, Beschreibung, Betrag, Bezahlt von, dann eine Ankreuzspalte für jede der bis zu 10 Personen. Setze eine 1 unter alle, die diese Ausgabe mittragen. Zwei Spalten rechnen sich selbst: Geteilt durch zählt die Einsen in der Zeile, und Anteil pro Person teilt den Betrag durch diese Anzahl. Die Kopfzeile ist fixiert, und die Datei bringt 40 leere Zeilen plus 5 ausgefüllte Beispielzeilen mit, die du überschreiben kannst.
• Personen. Eine Zeile pro Person, mit drei berechneten Spalten: Bezahlt addiert alle Ausgaben, die diese Person bezahlt hat, Anteil addiert ihren Teil an jeder Zeile, bei der sie dabei war, und Saldo ist bezahlt minus Anteil. Ein positiver Saldo heißt, die Gruppe schuldet ihr Geld. Darunter steht die Tabelle Mit dem Organisator abrechnen, die aus diesen Salden eine Zahlung pro Person macht.

Beträge und Datumsangaben sind schon für deine Region formatiert, die heruntergeladene Datei zeigt also Euro und Datumsangaben als TT.MM.JJJJ, ohne dass du eine Einstellung ändern musst.

So funktionieren die Formeln in der Vorlage

Vier einfache Funktionen erledigen alles, und du kannst jede davon in der Bearbeitungsleiste nachlesen. Nichts ist fest eingetragen, nichts ist ein eingefügter Wert, und es gibt keine Makros, die du aktivieren müsstest.

Pro Ausgabe

Geteilt durch = SUMME(der Ankreuzspalten in dieser Zeile) und Anteil pro Person = WENN(Anzahl > 0; Betrag / Anzahl; 0). Weil der Anteil der Betrag geteilt durch die Anzahl ist, ergeben die Anteile einer Zeile immer wieder genau den Betrag.

Pro Person

Bezahlt = SUMMEWENN(Spalte Bezahlt von; Name dieser Person; Spalte Betrag). Anteil = SUMMENPRODUKT(Spalte Anteil pro Person; Ankreuzspalte dieser Person), damit wird der Zeilenanteil nur dort addiert, wo in ihrer Zelle eine 1 steht. Saldo = Bezahlt - Anteil. Addiere alle Salden, und das Ergebnis ist null, genau die Kontrolle, die neben der Summenzeile steht.

Ausgleichen

Die erste Person im Blatt Personen ist der Organisator. Alle anderen zahlen dem Organisator ihren negativen Saldo oder bekommen ihren positiven Saldo, eine Gruppe von fünf Personen ist also mit vier Zahlungen fertig. Ein Plan, der Schuldner und Gläubiger direkt gegenüberstellt, müsste jeden Saldo mit jedem anderen vergleichen, und das macht eine Tabellenformel nicht sauber. Wenn du diese Variante willst, liefert sie der Wer schuldet wem Rechner direkt im Browser.

Rechenbeispiel: ein Monat Rechnungen unter vier Personen

Das sind die Beispielzeilen, die die Datei mitbringt, du kannst sie also öffnen und mitlesen.

Ausgaben teilen in Excel oder direkt im Browser

Eine Excel-Vorlage zum Ausgabenteilen ist richtig, wenn du eine Datei willst, die dir gehört, die den Monat dokumentiert und die niemand mit einem Konto öffnen muss. Sie ist falsch, wenn dieselben vier Personen jede Woche neue Ausgaben eintragen, denn irgendwer muss die Datei öffnen, die Zeile tippen und sie wieder verschicken.

Wenn du nur eine schnelle Antwort brauchst, sparen die Browser-Tools den Download: Wer schuldet wem Rechner für eine Gruppenrechnung, Rechnung-teilen-Rechner für eine einzelne Rechnung, Mietrechner für die monatliche Miete und Reisekosten-Rechner für unterwegs. Für eine Reise mit Datum und Kategorien passt die Vorlage für Reisekosten.