Excel-Vorlage für Reisekosten

Was in der Vorlage für Reisekosten steckt

Drei Tabellenblätter, nichts Verstecktes. Du tippst nur in die weißen Zellen: Namen, Datum, Kategorie, Beschreibung, Betrag und eine 1 für jede Person, die eine Zeile mitträgt.

• Ausgaben. Eine Zeile pro Ausgabe: Datum, Kategorie, Beschreibung, Betrag, Bezahlt von, dann eine Ankreuzspalte für jede der bis zu 10 reisenden Personen. Setze eine 1 unter alle, die bei dieser Ausgabe dabei waren. Zwei Spalten rechnen sich selbst: Geteilt durch zählt die Einsen in der Zeile, und Anteil pro Person teilt den Betrag durch diese Anzahl. Die Kopfzeile ist fixiert, und die Datei bringt 40 leere Zeilen plus 5 ausgefüllte Beispielzeilen mit, die du überschreiben kannst.
• Personen. Eine Zeile pro reisender Person, mit drei berechneten Spalten: Bezahlt addiert alles, was diese Person bezahlt hat, Anteil addiert ihren Teil an jeder Zeile, bei der sie dabei war, und Saldo ist bezahlt minus Anteil. Ein positiver Saldo heißt, die Gruppe schuldet ihr Geld. Darunter steht die Tabelle Mit dem Organisator abrechnen, die aus diesen Salden eine Zahlung pro Person macht.
• Übersicht. Zwei kleine Tabellen, die sich aus dem Blatt Ausgaben aufbauen: Ausgaben pro Tag für die ersten fünf Reisetage und Ausgaben nach Kategorie über Transport, Unterkunft, Essen, Aktivitäten und Sonstiges. Das ist der Teil, der die Reisekasse im Blick behält, und hier siehst du, an welchem Tag es teuer wurde.

Beträge und Datumsangaben sind schon für deine Region formatiert, die heruntergeladene Datei zeigt also Euro und Datumsangaben als TT.MM.JJJJ, ohne dass du eine Einstellung ändern musst.

So berechnet die Vorlage jeden Anteil

Vier einfache Funktionen erledigen alles, und du kannst jede davon in der Bearbeitungsleiste nachlesen. Nichts ist fest eingetragen, nichts ist ein eingefügter Wert, und es gibt keine Makros, die du aktivieren müsstest.

Pro Ausgabe

Geteilt durch = SUMME(der Ankreuzspalten in dieser Zeile) und Anteil pro Person = WENN(Anzahl > 0; Betrag / Anzahl; 0). Weil der Anteil der Betrag geteilt durch die Anzahl ist, ergeben die Anteile einer Zeile immer wieder genau den Betrag, egal ob vier Personen mitgetragen haben oder zwei.

Pro Person

Bezahlt = SUMMEWENN(Spalte Bezahlt von; Name dieser Person; Spalte Betrag). Anteil = SUMMENPRODUKT(Spalte Anteil pro Person; Ankreuzspalte dieser Person), damit wird der Zeilenanteil nur dort addiert, wo in ihrer Zelle eine 1 steht. Saldo = Bezahlt - Anteil. Addiere alle Salden, und das Ergebnis ist null, genau die Kontrolle, die neben der Summenzeile steht.

Summen pro Tag und Kategorie

Das Blatt Übersicht besteht aus zwei SUMMEWENN-Tabellen: Die eine vergleicht die Datumsspalte, die andere die Kategoriespalte, beide addieren die Betragsspalte. Änderst du die Kategorie in einer Ausgabenzeile, wandern beide Tabellen mit.

Ausgleichen

Die erste Person im Blatt Personen ist der Organisator, meistens wer die Reise gebucht hat. Alle anderen überweisen dem Organisator ihren negativen Saldo oder bekommen ihren positiven Saldo, eine Gruppe von fünf Personen ist also mit vier Zahlungen fertig. Ein Plan, der Schuldner und Gläubiger direkt gegenüberstellt, müsste jeden Saldo mit jedem anderen vergleichen, und das macht eine Tabellenformel nicht sauber. Für diese Variante nimm den Wer schuldet wem Rechner oder den Reisekosten-Rechner.

Rechenbeispiel: vier Reisende über fünf Tage

Das sind die Beispielzeilen, die die Datei mitbringt, du kannst sie also öffnen und mitlesen.

Reisekosten-Vorlage oder ein Überblick, den alle sehen

Eine Tabelle ist richtig, wenn eine Person die Buchführung macht, die Reise vorbei oder fast vorbei ist und du eine Datei willst, die dir gehört und die niemand mit einem Konto öffnen muss. Mitten auf der Reise wird es unpraktisch, denn die Datei liegt auf einem Handy: Für jedes neue Taxi muss sie jemand suchen, die Zeile tippen und an vier Leute schicken, die dann jeweils eine leicht andere Kopie haben.

Wenn du nur eine schnelle Antwort brauchst, sparen die Browser-Tools den Download: Reisekosten-Rechner für unterwegs, Wer schuldet wem Rechner für jede Gruppenrechnung, Rechnung-teilen-Rechner für eine einzelne Rechnung und Mietrechner für die monatliche Miete. Für laufende gemeinsame Kosten zu Hause statt auf Reisen passt die Vorlage für gemeinsame Ausgaben.