Planilha de gastos de viagem

O que tem no modelo de planilha de gastos de viagem

Três abas, nada escondido. Você só digita nas células brancas: nomes, datas, categorias, descrições, valores, e um 1 para cada viajante que divide a linha.

• Despesas. Uma linha por gasto: Data, Categoria, Descrição, Valor, Pago por, e depois uma coluna de marcação para cada um dos até 10 viajantes. Coloque 1 embaixo de todo mundo que entrou naquele gasto. Duas colunas se calculam sozinhas: Dividido entre conta os 1 da linha, e Parte por pessoa divide o valor por essa contagem. A linha de cabeçalho fica congelada e o arquivo vem com 40 linhas em branco mais 5 linhas de exemplo que você pode sobrescrever.
• Pessoas. Uma linha por viajante, com três colunas calculadas: Pago soma tudo o que aquele viajante pagou, Parte soma a fatia dele em cada linha em que entrou, e Saldo é o pago menos a parte. Um saldo positivo quer dizer que o grupo deve para ele. Logo abaixo fica a tabela Acertar com o organizador, que transforma esses saldos em um pagamento por viajante.
• Resumo. Duas tabelas pequenas que se montam sozinhas a partir da aba Despesas: gastos por dia nos cinco primeiros dias da viagem, e gastos por categoria entre Transporte, Hospedagem, Comida, Atividades e Outros. Essa é a parte de controle de gastos da viagem, e é onde você vê o dia em que a viagem pesou.

Os valores e as datas já vêm formatados para a sua região, então o arquivo que você baixa mostra reais e datas em DD/MM/AAAA sem você mexer em nenhuma configuração.

Como o controle de gastos da viagem calcula a parte de cada um

Quatro funções simples fazem tudo, e você consegue ler cada uma delas na barra de fórmulas. Nada está fixado na mão, nada é valor colado, e não há macro nenhuma para habilitar. Num Excel em português elas aparecem como SOMA, SOMASE, SOMARPRODUTO e SE.

Por gasto

Dividido entre = SUM(das colunas de marcação daquela linha) e Parte por pessoa = IF(contagem > 0, valor / contagem, 0). Como a parte é o valor dividido pela contagem, as partes de uma linha sempre voltam a somar o valor, tenham dividido quatro pessoas ou duas.

Por viajante

Pago = SUMIF(coluna Pago por, o nome deste viajante, coluna Valor). Parte = SUMPRODUCT(coluna Parte por pessoa, a coluna de marcação deste viajante), que pega a parte da linha só onde a célula dele tem um 1. Saldo = Pago - Parte. Some todos os saldos e o resultado é zero, que é a conferência impressa ao lado da linha de totais.

Totais por dia e por categoria

A aba Resumo são duas tabelas de SUMIF: uma casa com a coluna Data, a outra com a coluna Categoria, e as duas somam a coluna Valor. Mude a categoria de uma linha de despesa e as duas tabelas acompanham.

Acertando as contas

O primeiro viajante da aba Pessoas é o organizador, normalmente quem reservou a viagem. Todos os outros ou mandam ao organizador o tamanho do saldo negativo deles, ou recebem o tamanho do saldo positivo, então um grupo de cinco acerta em quatro pagamentos. Um plano de quem paga quem, que junta devedores e credores diretamente, precisa comparar cada saldo com todos os outros, e isso não é algo que uma fórmula de planilha faça direito. Para essa versão, use a calculadora de quem deve para quem ou a calculadora de gastos de viagem.

Exemplo resolvido: quatro viajantes em cinco dias

São essas as linhas de exemplo que já vêm no arquivo, então você pode abrir e acompanhar.

Planilha de gastos de viagem, ou um controle que todo mundo vê

A planilha é a ferramenta certa quando uma pessoa cuida do registro, a viagem acabou ou está quase acabando, e você quer um arquivo seu que ninguém precise de conta para abrir. Ela fica chata no meio da viagem, porque o arquivo mora num celular só: cada táxi novo quer dizer achar o arquivo, digitar a linha e reenviar para quatro pessoas que ficam cada uma com uma cópia um pouco diferente.

Se você só precisa de uma resposta agora, as ferramentas do navegador dispensam o download: calculadora de gastos de viagem para os custos da viagem, calculadora de quem deve para quem para a conta de qualquer grupo, calculadora para rachar a conta para uma conta única, e calculadora para dividir o aluguel para o aluguel do mês. Para os gastos compartilhados do dia a dia em casa, e não de uma viagem, o arquivo certo é a planilha de gastos compartilhados.