Tableau de dépenses de voyage

Ce que contient le modèle de dépenses de voyage

Trois feuilles, rien de caché. Vous ne saisissez que dans les cellules blanches : prénoms, dates, catégories, descriptions, montants, et un 1 pour chaque voyageur qui partage une ligne.

• Dépenses. Une ligne par frais : Date, Catégorie, Description, Montant, Payé par, puis une colonne à cocher pour chacun des 10 voyageurs possibles. Mettez un 1 sous toutes les personnes concernées par ce frais. Deux colonnes se calculent seules : Partagé entre compte les 1 de la ligne, et Part par personne divise le montant par ce nombre. La ligne d'en-têtes est figée et le fichier arrive avec 40 lignes vides plus 5 lignes d'exemple que vous pouvez écraser.
• Personnes. Une ligne par voyageur, avec trois colonnes calculées : Payé additionne tout ce que ce voyageur a réglé, Part additionne sa portion de chaque ligne où il était concerné, et Solde vaut payé moins part. Un solde positif signifie que le groupe lui doit de l'argent. En dessous se trouve le tableau Régler avec l'organisateur, qui transforme ces soldes en un paiement par voyageur.
• Résumé. Deux petits tableaux qui se construisent seuls à partir de la feuille Dépenses : les dépenses par jour pour les cinq premiers jours du voyage, et les dépenses par catégorie entre Transport, Logement, Repas, Activités et Autre. C'est la partie suivi du budget de voyage, celle qui montre la journée où ça a chauffé.

Les montants et les dates sont déjà au format de votre région : le fichier téléchargé affiche des euros et des dates en JJ/MM/AAAA sans que vous ayez à changer un réglage.

Comment le suivi du budget de voyage calcule chaque part

Quatre fonctions simples suffisent, et vous pouvez toutes les lire dans la barre de formule. Rien n'est écrit en dur, rien n'est une valeur collée, et il n'y a aucune macro à activer.

Par dépense

Partagé entre = SUM(des colonnes à cocher de la ligne) et Part par personne = IF(compte > 0, montant / compte, 0). Comme la part est le montant divisé par le compte, les parts d'une ligne redonnent toujours le montant, que quatre personnes l'aient partagé ou deux.

Par voyageur

Payé = SUMIF(colonne Payé par, le prénom du voyageur, colonne Montant). Part = SUMPRODUCT(colonne Part par personne, la colonne à cocher de ce voyageur), qui ne reprend la part de la ligne que là où sa cellule contient un 1. Solde = Payé - Part. Additionnez tous les soldes et vous obtenez zéro, c'est le contrôle imprimé à côté de la ligne des totaux.

Totaux par jour et par catégorie

La feuille Résumé est constituée de deux tableaux SUMIF : l'un compare la colonne Date, l'autre la colonne Catégorie, et tous deux additionnent la colonne Montant. Changez la catégorie d'une ligne de dépense et les deux tableaux suivent.

Le règlement

Le premier voyageur de la feuille Personnes est l'organisateur, en général la personne qui a réservé le voyage. Chacun des autres lui envoie le montant de son solde négatif ou reçoit le montant de son solde positif, donc un groupe de cinq se règle en quatre paiements. Un plan qui associe directement les débiteurs aux créanciers doit comparer chaque solde à tous les autres, ce qu'une formule de tableur ne fait pas proprement. Pour cette version, utilisez le calculateur qui doit quoi ou le calculateur de dépenses de voyage.

Exemple détaillé : quatre voyageurs sur cinq jours

Ce sont les lignes d'exemple livrées avec le fichier, vous pouvez donc l'ouvrir et suivre le raisonnement.

Tableur de voyage, ou suivi que tout le groupe voit

Un tableur est le bon outil quand une seule personne tient les comptes, que le voyage est terminé ou presque, et que vous voulez un fichier qui vous appartient et que personne n'a besoin d'un compte pour ouvrir. Il devient pénible en plein voyage, parce que le fichier vit sur un seul téléphone : chaque nouveau taxi oblige à le retrouver, saisir la ligne et le renvoyer à quatre personnes qui ont chacune une copie légèrement différente.

S'il vous faut juste une réponse tout de suite, les outils en ligne évitent le téléchargement : le calculateur de dépenses de voyage pour les frais d'un séjour, le calculateur qui doit quoi pour n'importe quel compte commun, le calculateur pour partager l'addition pour une note unique, et le calculateur de loyer en colocation pour un loyer mensuel. Pour les dépenses courantes à la maison plutôt qu'en voyage, le fichier correspondant est le tableau de dépenses partagées.