Plantilla Excel para gastos de viaje

Qué incluye la plantilla de gastos de viaje

Tres hojas y nada escondido. Solo escribes en las celdas blancas: nombres, fechas, categorías, descripciones, importes y un 1 por cada viajero que comparte una fila.

• Gastos. Una fila por gasto: Fecha, Categoría, Descripción, Importe, Pagado por y después una columna de casilla por cada uno de hasta 10 viajeros. Pon un 1 debajo de todas las personas que participaron en ese gasto. Dos columnas se calculan solas: Se reparte entre cuenta los unos de la fila y Parte por persona divide el importe entre ese número. La fila de encabezados está inmovilizada y el archivo trae 40 filas en blanco más 5 filas de ejemplo que puedes sobrescribir.
• Personas. Una fila por viajero, con tres columnas calculadas: Pagado suma todo lo que pagó ese viajero, Parte suma su porción de cada fila en la que participó y Saldo es lo pagado menos la parte. Un saldo positivo significa que el grupo le debe dinero. Debajo está la tabla Saldar con el organizador, que convierte esos saldos en un solo pago por viajero.
• Resumen. Dos tablas pequeñas que se construyen solas a partir de la hoja Gastos: el gasto por día de los cinco primeros días del viaje y el gasto por categoría entre Transporte, Alojamiento, Comida, Actividades y Otros. Esta es la parte de control de gastos del viaje, y es donde ves el día en el que el viaje se disparó.

Los importes y las fechas ya vienen con el formato de tu región, así que el archivo que descargas muestra euros y fechas DD/MM/AAAA sin que toques ningún ajuste.

Cómo calcula la plantilla la parte de cada viajero

Cuatro funciones sencillas hacen todo el trabajo, y puedes leerlas todas en la barra de fórmulas. Nada está escrito a mano, nada es un valor pegado y no hay macros que activar.

Por gasto

Se reparte entre = SUMA(de las columnas de casilla de esa fila) y Parte por persona = SI(cuenta > 0; importe / cuenta; 0). Como la parte es el importe dividido entre la cuenta, las partes de una fila siempre vuelven a sumar el importe, tanto si lo compartieron cuatro personas como dos.

Por viajero

Pagado = SUMAR.SI(columna Pagado por; el nombre de este viajero; columna Importe). Parte = SUMAPRODUCTO(columna Parte por persona; columna de casilla de este viajero), que recoge la parte de la fila solo donde su celda tiene un 1. Saldo = Pagado - Parte. Suma todos los saldos y el resultado es cero, que es la comprobación impresa junto a la fila de totales.

Totales por día y por categoría

La hoja Resumen son dos tablas de SUMAR.SI: una compara la columna Fecha y la otra la columna Categoría, y las dos suman la columna Importe. Cambia la categoría de una fila de gasto y las dos tablas se mueven con ella.

Cómo liquidar

El primer viajero de la hoja Personas es quien organiza, que suele ser quien reservó el viaje. El resto le envía el importe de su saldo negativo o recibe el de su saldo positivo, así que un grupo de cinco liquida con cuatro pagos. Un plan de quién paga a quién que empareje deudores con acreedores directamente tiene que comparar cada saldo con todos los demás, y eso no es algo que una fórmula de hoja de cálculo haga con limpieza. Para esa versión, usa la calculadora de quién debe a quién o la calculadora de gastos de viaje.

Ejemplo práctico: cuatro viajeros en cinco días

Estas son las filas de ejemplo que trae la descarga, así que puedes abrir el archivo e ir siguiéndolas.

Plantilla de gastos de viaje o un control que todo el mundo ve

Una hoja de cálculo es la herramienta adecuada cuando una sola persona lleva el registro, el viaje ya ha terminado o está a punto, y quieres un archivo que sea tuyo y que nadie necesite una cuenta para abrir. Se complica a mitad de viaje, porque el archivo vive en un solo móvil: cada taxi nuevo obliga a buscarlo, escribir la fila y reenviarlo a cuatro personas que tienen cada una una copia ligeramente distinta.

Si solo necesitas una respuesta ahora mismo, las herramientas del navegador te ahorran la descarga: calculadora de gastos de viaje para los gastos del viaje, calculadora de quién debe a quién para cualquier cuenta de grupo, calculadora para dividir la cuenta para un ticket suelto y calculadora para dividir el alquiler para el alquiler mensual. Para los gastos compartidos del día a día en casa, en vez de un viaje, el archivo que toca es la plantilla de gastos compartidos.