Modello Excel per le spese di viaggio

Cosa c'è nel modello per le spese di viaggio

Tre fogli, niente di nascosto. Tu scrivi solo nelle celle bianche: nomi, date, categorie, descrizioni, importi, e un 1 per ogni viaggiatore che partecipa a una riga.

• Spese. Una riga per spesa: Data, Categoria, Descrizione, Importo, Pagato da, poi una colonna con la casella per ciascuno dei 10 viaggiatori al massimo. Metti un 1 sotto tutti quelli che c'erano per quella spesa. Due colonne si calcolano da sole: Divisa tra conta gli 1 sulla riga, e Quota a persona divide l'importo per quel numero. La riga di intestazione è bloccata e il file arriva con 40 righe vuote più 5 righe di esempio che puoi sovrascrivere.
• Persone. Una riga per viaggiatore, con tre colonne calcolate: Pagato somma tutto quello che quel viaggiatore ha pagato, Quota somma la sua parte di ogni riga in cui c'era, e Saldo è pagato meno quota. Un saldo positivo significa che il gruppo gli deve dei soldi. Sotto c'è la tabella Saldare con l'organizzatore, che trasforma quei saldi in un solo pagamento a viaggiatore.
• Riepilogo. Due piccole tabelle che si costruiscono da sole a partire dal foglio Spese: la spesa per giorno per i primi cinque giorni del viaggio, e la spesa per categoria tra Trasporti, Alloggio, Cibo, Attività e Altro. È la parte che tiene traccia delle spese del viaggio, ed è qui che vedi la giornata in cui è uscito più denaro.

Importi e date sono già formattati per la tua zona, quindi il file che scarichi mostra gli euro e le date in formato GG/MM/AAAA senza che tu debba cambiare niente.

Come il foglio calcola la quota di ognuno

Quattro funzioni semplici fanno tutto, e puoi leggerle una per una nella barra della formula. Niente è scritto a mano, niente è un valore incollato, e non ci sono macro da abilitare.

Per spesa

Divisa tra = SOMMA(delle colonne con le caselle su quella riga) e Quota a persona = SE(conteggio > 0; importo / conteggio; 0). Poiché la quota è l'importo diviso per il conteggio, le quote di una riga rifanno sempre l'importo, che l'abbiano condivisa in quattro o in due.

Per viaggiatore

Pagato = SOMMA.SE(colonna Pagato da; il nome di questo viaggiatore; colonna Importo). Quota = MATR.SOMMA.PRODOTTO(colonna Quota a persona; colonna delle caselle di questo viaggiatore), che prende la quota della riga solo dove la sua cella contiene un 1. Saldo = Pagato - Quota. Somma tutti i saldi e il risultato è zero: è il controllo stampato accanto alla riga dei totali.

Totali per giorno e per categoria

Il foglio Riepilogo è fatto di due tabelle SOMMA.SE: una confronta la colonna Data, l'altra la colonna Categoria, ed entrambe sommano la colonna Importo. Cambia la categoria su una riga di spesa ed entrambe le tabelle si muovono di conseguenza.

Come si pareggia

Il primo viaggiatore del foglio Persone è l'organizzatore, di solito chi ha prenotato il viaggio. Tutti gli altri o mandano all'organizzatore quanto vale il loro saldo negativo, o ricevono quanto vale il loro saldo positivo, quindi un gruppo di cinque persone pareggia in quattro pagamenti. Un piano con chi paga chi, che abbina direttamente debitori e creditori, deve confrontare ogni saldo con tutti gli altri, e non è una cosa che una formula di foglio di calcolo faccia in modo pulito. Per quella versione, usa il calcolatore chi deve a chi o il calcolatore spese di viaggio.

Esempio pratico: quattro viaggiatori in cinque giorni

Sono le righe di esempio con cui arriva il file, così puoi aprirlo e seguire il ragionamento.

Foglio di calcolo per il viaggio, o un conto che vedono tutti

Un foglio di calcolo è lo strumento giusto quando una sola persona tiene il registro, il viaggio è finito o quasi, e vuoi un file tuo che nessuno debba avere un account per aprire. Diventa scomodo a metà viaggio, perché il file vive su un solo telefono: ogni nuovo taxi vuol dire ritrovarlo, scrivere la riga e rimandarlo a quattro persone che hanno ognuna una copia leggermente diversa.

Se ti serve solo una risposta subito, gli strumenti nel browser saltano il download: calcolatore spese di viaggio per le spese di un viaggio, calcolatore chi deve a chi per qualsiasi conto di gruppo, calcolatore divisione conto per un conto singolo, e calcolatore affitto condiviso per l'affitto mensile. Per le spese condivise di tutti i giorni a casa invece che in viaggio, il file giusto è il foglio di calcolo per le spese condivise.